On buçuğa on kala Kemal Bey şirketin kapısından içeri girdi. Çalışanlara günaydın diyerek odasına geçti. Odanın kapısını kapadı. Önemli bir işi varsa kapıyı açık bırakmazdı. Demek ki önemli bir e-posta yazacaktı ya da önemli bir telefon görüşmesi yapacaktı.
Saat on buçuk olmuştu. Teknik Servis Müdürü Sinan hazırladığı kahve ile sigara odasına doğru ilerliyordu ki Satın Alma Müdürü Sabri gülümseyerek:
- Keyif yapmaya mı gidiyorsun? Toplanıyoruz. Bir an önce toplantıya hazırlansan iyi edersin dedi.
“Yine mi toplantı” dedi keyfi kaçmış şekilde Sinan.
Sabri:
- Kemal Bey az önce toplantı haberini paylaştı. On bir otuzda toplantı odasında toplanıyoruz.
“Toplantının konusu neymiş” diye sordu Sinan.
- Konuyu belirtmemiş. Geçen hafta, haftalık toplantıyı yapmadığımıza göre bu hafta yapacağımızı düşünüyorum. Evet evet kesin öyle… Bu kadar az zaman içerisinde ne kadar olursa artık. Diyerek raporunu hazırlamak için bilgisayarına yöneldi.
Sinan, Ercan’a kendisine söylediği bir sözden dolayı kızgındı. Ona cevabını vermek için toplantı iyi bir fırsattı.
Proje Müdürü Nazan, çocuğunun rahatsızlığı nedeniyle geceyi hastanede geçirmiş, geç de olsa gelmişti işe. Öğleden sonra önemli bir firma ile yeni projeler üzerine görüşecekti. Ofise girdikten sonra Kemal Bey’in sekreteri Güzin :
- Toplanıyormuşsunuz . Kemal Bey bilgisini verdi. Konuyu bilmiyorum ama Sabri Bey Haftalık rapor toplantısı olabilirmiş dedi.
Nazan, bu iş yerine geçmeden önce çalıştığı firmadaki toplantıların ne kadar planlı olduğunu hatırladı. Bu firmada işe başlayınca, kurumun planlama ve toplantılar ile ilgili bir sıkıntısı olduğunu hemen anlamış, Kemal Bey ile yaptığı bir görüşme esnasında konusunda uzman bir danışmanı tavsiye etmişti. Kemal Bey’in bu öneriyi o gün dikkate alıp almadığını anlayamamıştı.
Finans Müdürü izinliydi. Yerine kimin katılacağı konusunda bir kararsızlık yaşandı. Bankalardan sorumlu Ahmet’in toplantıya katılmasına karar verildi. Ahmet aklından “işten kurtulurum” diye geçirdi. Sabri, haftalık rapor toplantısı demişti. Müdüründen toplantı raporlarını istedi.
Kendine güveni oldukça yüksek, yakışıklı ve saçları geriye doğru jölelenmiş olan Satış Müdürü Ercan, toplantı haberini, ıphonenundan okumuştu. Dedikoduyu ve eleştirmeyi severdi. Planlı çalışır, her akşam, günlük raporlarını düzenlerdi. Sabri haftalık rapor toplantısı demişti. Zaten her şey hazırdı. Toplantılarda skypesi açık olur, toplantıda geçen tüm konuşmaları anında, toplantıya katılmayan Güzin’e aktarırdı. Onun için toplantılar boşa zaman kaybıydı. Toplantıda geçirdiği saatler yerine sahada olsaydı belki de en iyi satışlarını yapıyor olabilirdi.
Güzin ise toplantı odasını hazırlamakla meşguldü. Odada bulunan rahatsız edici kokunun nereden geldiğini anlamamış, çantasından çıkardığı deodorantı odaya sıkmaya başlamıştı. Bu kokuyu beğeniyordu. Çirkin kokuyu kamufle ettiğini düşündü. Su bardaklarını masaya yerleştiriyor, bu arada da sipariş verdiği kuru pastaları bekliyordu. Sipariş gecikirse de toplantıyı böler servisi yaparım diye düşündü.
Toplantı saati yaklaştığı için, hazırlığını yapan yada yapamayan, şirket çalışanları yavaş yavaş toplantı odasında toplanmaya başlamıştı.
Toplantıya katılacaklar tamamlanınca Güzin, Kemal beyi arayarak gelmesi için bilgi verdi. Kemal Bey toplantı odasına bir misafiri ile birlikte girdi. Nazan gelenin kim olduğunu tanımış, önerisinin dikkate alındığını anlamış, gururlanmıştı.
Kemal Bey, danışman olan İrfan Bey’i kısaca tanıttı. Uzun süredir kurum olarak değişime gitmeleri gerektiğini, ne zaman başlayacağını, nasıl yapacağını bilmediğini, bir uzmana başvurmaya karar verdiği sırada Nazan’ın önerisiyle karşılaştığını söyledi.
Kemal Bey, daha sonra İrfan Bey’in çalışmalarını incelemiş, çok başarılı işler yaptığını öğrenmiş ve kendisiyle iletişime geçmişti.
Sözü İrfan Bey’e bıraktı. İrfan Bey kurum kültürünün oluşturulmasından, gelişimden, değişime, innovasyona kadar bir çok konu hakkında kısaca bilgi verdi. “ Bugün” dedi “Değişime ve “Gelişime” toplantılarımızdan başlayacağız.
“Yine mi toplantı”, “Boşa zaman kaybı”, “İşten kurtuluruz”, “Toplantıda hesaplaşırız” gibi mevcut olan fikirlerden etkin ve verimli toplantılar yaparak kurtulacağız. İrfan Bey’in toplantıda yer alanların düşüncelerini aktarıyor olması, şaşkınlığa neden olmuştu.
Ahmet “Valla da billa da İrfan Bey düşünceleri okuma tekniğini biliyor ” diye geçirdi aklından. Bu düşüncesinin de okunduğunu aklından geçirince, düşüncelerine hakim olmaya karar verdi.
İrfan Bey söze devam etti.
- Toplantılarımıza gelmeden önce, toplantı esnasında ve toplantı sonrasında yapmamız gereken bazı hazırlıklar var. Kısaca bunlardan bahsedeceğim. diyerek , hazırlamış olduğu sunumunu açtı ve anlatmaya başladı.
- Toplantı öncesinde gündemi, toplantı akışını, toplantının yerini, saatini ve tarihini, toplantıya kimlerin katılacağını belirleyeceğiz
- Toplantı, haftalık, aylık, yıllık rapor toplantılarından biri ise sunum yapacakların süre ve sıralarını belirleyeceğiz
- Toplantı esnasında bulunması gereken belge, tablo ve sunum varsa toplantı duyurusunda belirteceğiz
- Hazırlanılacak süre hesap edilerek, toplantılardan önce yukarıda bahsettiğim bilgilerle birlikte bilgisini vereceğiz.
- Toplantı yerini bir gün önceden kontrol edeceğiz. Toplantıyı yapacağımız yerin havalandırılmış, oturma düzeni ayarlanmış ve salonun aydınlık olmasına dikkat edeceğiz.
- Toplantıları yönetecek bir lider, bir yönetici belirleyeceğiz.
- Bir karar alma toplantısında herkesin fikrini söylemesine özen göstereceğiz
- "Bugünün sorunları dünün çözümlerinden kaynaklanır” demiş Peter Senge Biz de sorunları çözerek, kararlar alarak toplantıları bitireceğiz.
- Alınan kararları toplantı esnasında kayda geçireceğiz. Alınan kararlarla ilgili, varsa sorumluları ve işin bitirilme sürelerini belirleyeceğiz.
- Toplantı bittikten sonraki günlerde, toplantıda alınan kararları içeren toplantı raporunu tüm katılımcılara ileteceğiz .
İrfan Bey, güzel söylüyordu, doğru söylüyordu, planlı bir toplantıdan söz ediyordu… ve devam etti.
“Toplantı insancıl bir olaydır. Toplantı lideri insanları tanıyabilir, onlar arasındaki farklılıkları görebilirse onları ve kendisini kolayca yönetebilir. Bunun yanında çalışanlar da farklılıkları normal ve gerekli olarak görmelidirler. Bir de güçlü fakat önemsenmeyen bir yanımız var, “Duygularımız” Duyguların önemsenmediği toplantılar kırıcı olur. Toplantılar, insanlar eşya gibi görülmediğinde, onların ihtiyaçlarına yer verildiğinde başarılı olur. Toplantıya katılan ekip üyeleri ayrışmak yerine birlikte bir sonuca varmanın hazzını yaşamalıdırlar. Bundan sonra gerçekleştireceğimiz toplantıları izleyerek, gerek duyulursa daha sağlıklı iletişimler kurabilmek ve ortak hedefe yönelmek adına tüm ekiple birlikte Etkili İletişim, Takım Çalışması, Çatışma Yönetimi eğitimlerine katılacağız."
İrfan Bey etkileyici ve ekibinde içinde yer aldığı hedeflerden bahsetmiş ve teşekkür ederek konuşmasına son vermişti.
Nazan kurumda değişimlerin başlıyor olmasına ve konusunda uzman olan İrfan Bey’in bu değişime önderlik ediyor olmasından oldukça memnundu. Diğer katılımcılar, hiç beklemedikleri bu olay karşısında şaşırmışlardı. Alışkanlıklarından vazgeçmek kolay olabilecek miydi? Bunu zaman gösterecekti.
Kemal Bey;
- Hadi bakalım değişimin temellerini atmış bulunuyoruz. Hayırlı uğurlu olsun dedi.
Kapı açıldı. Güzin soluk soluğa, kuru pastalar ile içeriye girdi. Bu yeni oluşumu kutlamak için şaşkın bakışlar ile ikramları yemeğe başladılar.
Açık olan sunumun son sayfasında şu sözler yazıyordu “ Geçmişin arabalarıyla hiçbir yere gidemezsiniz” Maksim Gorki.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder